Сроки хранения документов в организации: калькулятор

Учредительные и распорядительные документы

Устав организации, изменения и дополнения к нему, документы о государственной регистрации — постоянно (ст. 28); Решения единственного участника, протоколы общих собраний участников — постоянно (ст. 18и); Приказы руководителя по основной деятельности и документы к ним — постоянно (ст. 19а); Приказы руководителя по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет (ст. 19б); Локальные нормативные акты (положения, правила, инструкции, регламенты), утвержденные в организации — постоянно (ст. 8а); Штатное расписание и изменения к нему — постоянно (ст. 40а); Доверенности, выданные от имени организации, сведения об их отзыве — 5 лет (ст. 36).

Кадровые документы

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда) и документы к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 434а); Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением — 5 лет (ст. 434б); Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 435); Личные карточки работников (форма Т-2), в том числе уволенных — 50/75 лет ЭПК (ст. 444); Графики отпусков — 3 года (ст. 453); Табели учета рабочего времени — 5 лет (ст. 402); Согласия работников и иных лиц на обработку персональных данных — 3 года (ст. 441).

Бухгалтерские и налоговые документы

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность — постоянно (ст. 268а); Первичные учетные документы (накладные, акты, УПД, счета) и приложения к ним — 5 лет (ст. 277); Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов) — 5 лет (ст. 276); Налоговые декларации (расчеты) и документы к ним — 5 лет (ст. 310); Счета-фактуры выставленные и полученные — 5 лет (ст. 317); Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, расчетные листы — 6 лет (ст. 295); Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, акты сдачи-приемки работ (услуг) — 50/75 лет (ст. 301).

Договоры и проверки

Договоры с покупателями (заказчиками) и документы к ним (спецификации, акты, протоколы разногласий) — 5 лет ЭПК (ст. 11); Договоры аренды помещений и документы к ним — 10 лет (ст. 94а); Акты сверки взаимных расчетов с контрагентами — 5 лет (ст. 264); Документы по судебным делам (копии исковых заявлений, отзывов, решений) — 5 лет (ст. 143); Документы о проверках органов государственного контроля (надзора): решения, акты, предписания — 10 лет (ст. 141б); Журнал учета проверок органами государственного (муниципального) контроля — 10 лет (ст. 149).

Как читать сроки

«Постоянно» — документы хранятся бессрочно; в организациях, не являющихся источниками комплектования архива, — до ликвидации организации. «50/75 лет» — 50 лет для документов после 01.01.2003 и 75 лет для более ранних. Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отобрана на постоянное хранение. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве.