Номенклатура дел ООО
У ООО нет отдельного штрафа за отсутствие номенклатуры, но обязанность хранить документы есть: закон об ООО, закон о бухгалтерском учёте, трудовое законодательство. Номенклатура показывает, что и сколько хранить.
Собрать номенклатуру на 2027 годКакие документы ООО обязано хранить
Статья 50 закона об ООО требует хранить устав и изменения к нему, решения и протоколы общих собраний, годовую отчётность, документы о правах на имущество и другие документы общества. В номенклатуре это раздел «Руководство»: Устав организации, изменения и дополнения к нему, документы о государственной регистрации — постоянно (ст. 28); Решения единственного участника, протоколы общих собраний участников — постоянно (ст. 18и); Приказы руководителя по основной деятельности и документы к ним — постоянно (ст. 19а); Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность — постоянно (ст. 268а). Если участник один, дело называется «Решения единственного участника» — сервис подберёт формулировку по ответу в анкете.
Кадры и бухгалтерия — самые длинные сроки
Документы по личному составу хранятся 50/75 лет: Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда) и документы к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 434а); Личные карточки работников (форма Т-2), в том числе уволенных — 50/75 лет ЭПК (ст. 444); Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, акты сдачи-приемки работ (услуг) — 50/75 лет (ст. 301). Бухгалтерские документы — не меньше пяти лет после отчётного года: Первичные учетные документы (накладные, акты, УПД, счета) и приложения к ним — 5 лет (ст. 277); Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов) — 5 лет (ст. 276); Налоговые декларации (расчеты) и документы к ним — 5 лет (ст. 310). Ведомости по зарплате хранятся 6 лет, а если лицевых счетов нет — 50/75 лет; сервис спросит об этом и поставит нужный срок.
Как строить разделы в небольшом ООО
Если отделов нет, разделы строят по направлениям деятельности: руководство, кадры, бухгалтерия, договоры, охрана труда, делопроизводство. Индексы получаются вида 01-05, после каждого раздела оставляются резервные номера. Когда штат вырастет, можно перейти на разделы по подразделениям: сервис сделает номенклатуры для каждого отдела с теми же индексами.
Нужна ли ООО экспертная комиссия?
Номенклатуру по Правилам № 77 рассматривает экспертная комиссия. В малом ООО её состав — три человека, например директор, главный бухгалтер и ответственный за документы. Приказ о создании ЭК есть в «Полном пакете».
Нужно ли согласовывать номенклатуру ООО с архивом?
Нет, если ООО не заключало с архивом договор и не включено в список источников комплектования. Такая организация утверждает номенклатуру сама.