Номенклатура дел отдела кадров

Дела со сроком 50/75 лет

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда) и документы к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 434а); Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 435); Личные карточки работников (форма Т-2), в том числе уволенных — 50/75 лет ЭПК (ст. 444); Личные дела руководителя и работников — 50/75 лет ЭПК (ст. 445); Сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р, подраздел 1.1 формы ЕФС-1) и документы к ним — 50/75 лет (ст. 450); Должностные инструкции работников — 50/75 лет (ст. 443); Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — 50/75 лет (ст. 463в). Срок 50/75 означает 50 лет для документов, законченных после 1 января 2003 года, и 75 лет — для более ранних.

Дела с короткими сроками

Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением — 5 лет (ст. 434б); Приказы о командировках — 5 лет (ст. 434г); Приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года (ст. 434д); Графики отпусков — 3 года (ст. 453); Табели учета рабочего времени — 5 лет (ст. 402); Правила внутреннего трудового распорядка — 1 год (ст. 381). Если в организации есть работники с вредными условиями труда, табели и приказы об их отпусках и командировках хранятся 50/75 лет — сервис спросит об этом и поменяет срок.

Как разложить кадровые документы

Приказы о приеме и увольнении ведут отдельно от приказов об отпусках и взысканиях: у них разные сроки хранения. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранят в запирающихся шкафах. Если кадровые документы ведутся в КЭДО, отметьте это в анкете — в графе «Примечание» появится отметка об электронном деле.