Перечень № 236: сроки хранения документов

Как устроен Перечень

В Перечне 657 статей, сгруппированных по разделам: организация системы управления, планирование, финансирование, учёт и отчётность, трудовые отношения, кадровое обеспечение, материально-техническое и административно-хозяйственное обеспечение, безопасность, социальные вопросы. В каждой статье — вид документа, срок хранения и примечания. Часть статей разделена на подпункты: «а» — по месту утверждения, «б» — в других организациях.

Примеры статей

Приказы руководителя по основной деятельности и документы к ним — постоянно (ст. 19а); Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда) и документы к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 434а); Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним — 50/75 лет ЭПК (ст. 435); Первичные учетные документы (накладные, акты, УПД, счета) и приложения к ним — 5 лет (ст. 277); Договоры с покупателями (заказчиками) и документы к ним (спецификации, акты, протоколы разногласий) — 5 лет ЭПК (ст. 11); Журналы регистрации инструктажей по охране труда (вводного, на рабочем месте) — 45 лет (ст. 423а); Номенклатура дел организации — постоянно (ст. 157).

Как применять в номенклатуре

В графе 4 номенклатуры указывают срок и номер статьи, например «5 лет ЭПК, ст. 11». Примечания статьи переносят в графу 5: «после истечения срока действия договора», «при условии проведения проверки». Если документа нет в Перечне, срок определяет экспертная комиссия, а для источников комплектования — по согласованию с архивом.