Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Ромашка»
_______________ Иванов И. И.
«30» декабря 2026 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
«___» __________ 20___ г. № _______
г. Краснодар
на 2027 год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 | Руководство и организационные документы | |||
| 01-01 | Устав ООО «Ромашка», изменения и дополнения к нему, документы о государственной регистрации | Постоянно ст. 28 | Подлинник | |
| 01-02 | Список участников общества | Постоянно ст. 32 | ||
| 01-03 | Решения единственного участника ООО «Ромашка» и документы к ним | Постоянно ст. 18и | ||
| 01-04 | Приказы генерального директора по основной деятельности и документы к ним | Постоянно ст. 19а | В организациях, не являющихся источником комплектования архива, — до ликвидации организации | |
| 01-05 | Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ст. 19б | ||
| 01-06 | Локальные нормативные акты (положения, правила, инструкции, регламенты), утвержденные в организации | Постоянно ст. 8а | ||
| 01-07 | Документы о проверках органов государственного контроля (надзора): решения, акты, предписания | 10 лет ст. 141б | ||
| 01-08 | Документы (планы мероприятий, справки, переписка) об устранении нарушений по результатам проверок | 5 лет ЭПК ст. 147 | ||
| 01-09 | Доверенности, выданные от имени организации, сведения об их отзыве | 5 лет ст. 36 | После истечения срока действия доверенности или ее отзыва | |
| 01-10 | Журнал учета проверок органами государственного (муниципального) контроля | 10 лет ст. 149 | ||
| 01-11 | Переписка с органами власти и организациями по основной деятельности | 5 лет ЭПК ст. 70 | ||
| 01-12 | Резервный номер | |||
| 01-13 | Резервный номер | |||
| 02 | Кадровое обеспечение | |||
| 02-01 | Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда) и документы к ним | 50/75 лет ЭПК ст. 434а | ||
| 02-02 | Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением | 5 лет ст. 434б | ||
| 02-03 | Приказы о командировках | 5 лет ст. 434г | ||
| 02-04 | Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года ст. 434д | ||
| 02-05 | Штатное расписание и изменения к нему | Постоянно ст. 40а | В организациях, не являющихся источником комплектования архива, — до ликвидации организации | |
| 02-06 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год ст. 381 | После замены новыми | |
| 02-07 | Положение об оплате труда и премировании работников | Постоянно ст. 294а | ||
| 02-08 | Должностные инструкции работников | 50/75 лет ст. 443 | ||
| 02-09 | Графики отпусков | 3 года ст. 453 | ||
| 02-10 | Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК ст. 452 | ||
| 02-11 | Сведения о трудовой деятельности работников (СТД-Р, подраздел 1.1 формы ЕФС-1) и документы к ним | 50/75 лет ст. 450 | ||
| 02-12 | Документы (акты, объяснительные записки) о применении дисциплинарных взысканий | 3 года ст. 454 | ||
| 02-13 | Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет ЭПК ст. 435 | ||
| 02-14 | Личные карточки работников (форма Т-2), в том числе уволенных | 50/75 лет ЭПК ст. 444 | ||
| 02-15 | Табели учета рабочего времени | 5 лет ст. 402 | ||
| 02-16 | Трудовые книжки и иные подлинные личные документы, не полученные работниками | До востребования ст. 449 | Невостребованные — 50/75 лет | |
| 02-17 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 50/75 лет ЭПК ст. 182б | О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах — 5 лет | |
| 02-18 | Журнал регистрации трудовых договоров | 50/75 лет ст. 463б | ||
| 02-19 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | 50/75 лет ст. 463в | ||
| 02-20 | Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | 5 лет ст. 463г | ||
| 02-21 | Резервный номер | |||
| 02-22 | Резервный номер | |||
| 03 | Бухгалтерский учет, налоги и отчетность | |||
| 03-01 | Учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета, рабочий план счетов | 5 лет ст. 267 | После замены новыми. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-02 | Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно ст. 268а | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-03 | Налоговые декларации (расчеты) и документы к ним | 5 лет ст. 310 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-04 | Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет ст. 308а | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-05 | Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представленные в Социальный фонд России (ЕФС-1) | 5 лет ст. 624 | В электронной форме — 75 лет. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-06 | Документы по требованиям и разногласиям с налоговым органом (требования, пояснения) | 5 лет ст. 314 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-07 | Счета-фактуры выставленные и полученные | 5 лет ст. 317 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-08 | Первичные учетные документы (накладные, акты, УПД, счета) и приложения к ним | 5 лет ст. 277 | При условии проведения проверки; при спорах — до принятия решения по делу. Документы, подтверждающие убыток, — в течение всего срока его переноса (п. 4 ст. 283 НК РФ). Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-09 | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов) | 5 лет ст. 276 | При условии проведения проверки. Документы, подтверждающие убыток, — в течение всего срока его переноса (п. 4 ст. 283 НК РФ). Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-10 | Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга) | 5 лет ст. 277 | При условии проведения проверки; при спорах — до принятия решения по делу. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-11 | Банковские документы (выписки банка, платежные поручения) | 5 лет ст. 277 | При условии проведения проверки; при спорах — до принятия решения по делу. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-12 | Договоры банковского счета и документы к ним | 5 лет ст. 259 | После истечения срока действия договора. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-13 | Авансовые отчеты с оправдательными документами | 5 лет ст. 277 | При условии проведения проверки; при спорах — до принятия решения по делу. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-14 | Лицевые счета работников по заработной плате | 50/75 лет ЭПК ст. 296 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-15 | Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, расчетные листы | 6 лет ст. 295 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-16 | Регистры налогового учета по налогу на доходы физических лиц | 5 лет ст. 311 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-17 | Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет ст. 298 | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-18 | Документы об инвентаризации активов и обязательств (приказы, описи, акты) | 5 лет ст. 321 | При условии проведения проверки. Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-19 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров | 5 лет ст. 292в | Электронное дело (1С:Документооборот) | |
| 03-20 | Резервный номер | |||
| 03-21 | Резервный номер | |||
| 04 | Договорная работа | |||
| 04-01 | Договоры с покупателями (заказчиками) и документы к ним (спецификации, акты, протоколы разногласий) | 5 лет ЭПК ст. 11 | После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |
| 04-02 | Договоры с поставщиками (исполнителями, подрядчиками) и документы к ним | 5 лет ЭПК ст. 11 | После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |
| 04-03 | Договоры аренды помещений и документы к ним | 10 лет ст. 94а | После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору. Государственным, муниципальным имуществом — 15 лет ЭПК | |
| 04-04 | Претензии, расчеты и переписка по исполнению договоров | 5 лет ст. 12 | ||
| 04-05 | Акты сверки взаимных расчетов с контрагентами | 5 лет ст. 264 | После проведения взаиморасчетов | |
| 04-06 | Резервный номер | |||
| 04-07 | Резервный номер | |||
| 05 | Основная деятельность | |||
| 05-01 | Сертификаты соответствия и декларации о соответствии на продукцию (товары) | 3 года ст. 64 | После истечения срока действия сертификата, декларации | |
| 05-02 | Документы по контрольно-кассовой технике (карточки регистрации ККТ, договоры с ОФД, техническая документация) | 3 года ст. 521 | После списания технических средств. Срок установлен по аналогии со ст. 521 Перечня № 236 | |
| 05-03 | Резервный номер | |||
| 05-04 | Резервный номер | |||
| 06 | Охрана труда | |||
| 06-01 | Протоколы проверки знаний требований охраны труда | 5 лет ст. 422 | ||
| 06-02 | Нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты | Постоянно ст. 426а | ||
| 06-03 | Отчет о проведении специальной оценки условий труда, карты СОУТ и документы к ним | 45 лет ст. 407а | ||
| 06-04 | Документы (программы, списки) об обучении работников по охране труда | 5 лет ст. 421 | ||
| 06-05 | Документы по оценке профессиональных рисков и мерам по улучшению условий и охраны труда | 5 лет ст. 409 | ||
| 06-06 | Документы о проведении обязательных медицинских осмотров работников (списки, направления, заключения) | 3 года ст. 635 | ||
| 06-07 | Документы о выдаче средств индивидуальной защиты (личные карточки учета выдачи СИЗ) | 3 года ст. 427 | ||
| 06-08 | Журналы регистрации инструктажей по охране труда (вводного, на рабочем месте) | 45 лет ст. 423а | ||
| 06-09 | Резервный номер | |||
| 06-10 | Резервный номер | |||
| 07 | Пожарная безопасность, гражданская оборона и ЧС | |||
| 07-01 | Документы об обеспечении противопожарного режима (инструкции о мерах пожарной безопасности, акты проверок) | 5 лет ст. 611 | ||
| 07-02 | Перечни (списки) противопожарного оборудования и первичных средств пожаротушения | 5 лет ст. 614 | После замены новыми | |
| 07-03 | Планы эвакуации людей при пожаре | До замены новыми ст. 606 | ||
| 07-04 | Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | 3 года ст. 613 | ||
| 07-05 | Резервный номер | |||
| 07-06 | Резервный номер | |||
| 08 | Персональные данные и защита информации | |||
| 08-01 | Политика и локальные акты об обработке и защите персональных данных | Постоянно ст. 440а | ||
| 08-02 | Согласия работников и иных лиц на обработку персональных данных | 3 года ст. 441 | После истечения срока действия согласия или его отзыва | |
| 08-03 | Резервный номер | |||
| 08-04 | Резервный номер | |||
| 09 | Воинский учет | |||
| 09-01 | Документы (план работы, списки, отчеты, переписка с военным комиссариатом) по воинскому учету и бронированию | 5 лет ст. 457 | ||
| 09-02 | Карточки учета граждан, пребывающих в запасе (форма № 10), расписки, повестки | 5 лет ст. 458 | После снятия с воинского учета | |
| 09-03 | Журнал учета граждан, подлежащих воинскому учету | 5 лет ст. 463е | ||
| 09-04 | Журнал проверок осуществления воинского учета | 5 лет ст. 459 | ||
| 09-05 | Резервный номер | |||
| 09-06 | Резервный номер | |||
| 10 | Делопроизводство и архив | |||
| 10-01 | Протоколы заседаний экспертной комиссии | Постоянно ст. 18д | ||
| 10-02 | Номенклатура дел организации | Постоянно ст. 157 | ||
| 10-03 | Положение об экспертной комиссии | Постоянно ст. 34а | ||
| 10-04 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно ст. 172а | ||
| 10-05 | Описи дел по личному составу | 50/75 лет ст. 172б | ||
| 10-06 | Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения | 3 года ст. 172в | После уничтожения дел | |
| 10-07 | Дело фонда (историческая справка, акты о выделении к уничтожению документов, акты проверки наличия дел) | Постоянно ст. 170 | ||
| 10-08 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Постоянно ст. 182а | ||
| 10-09 | Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет ст. 182в | ||
| 10-10 | Журналы регистрации входящих и исходящих документов | 5 лет ст. 182г | ||
| 10-11 | Резервный номер | |||
| 10-12 | Резервный номер | |||
| 11 | Административно-хозяйственная деятельность | |||
| 11-01 | Путевые листы | 5 лет ст. 553 | ||
| 11-02 | Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств | 5 лет ст. 551 | После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |
| 11-03 | Документы о техническом обслуживании, ремонте и списании транспортных средств | 3 года ст. 555 | После списания транспортного средства | |
| 11-04 | Документы о расходе горюче-смазочных материалов | 1 год ст. 559 | При условии проведения проверки | |
| 11-05 | Документы учета прихода и расхода материальных ценностей на складе | 5 лет ст. 526 | После списания материальных ценностей | |
| 11-06 | Документы об отпуске товаров и материалов со склада | 5 лет ст. 518 | ||
| 11-07 | Документы о качестве поступающих товаров и материалов (сертификаты, паспорта качества) | 5 лет ст. 515 | ||
| 11-08 | Журнал учета движения путевых листов | 5 лет ст. 554 | ||
| 11-09 | Резервный номер | |||
| 11-10 | Резервный номер |
50/75 лет — 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, 75 лет — до 01.01.2003 (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). «ЭПК» — часть документов может быть отобрана на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Сроки хранения и номера статей — по Перечню № 236 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Справочник статей сервиса проходит вычитку архивистом: перед рассмотрением на ЭК сверьте сроки и статьи с текстом приказа. Срок дела 05-02 установлен по аналогии со статьей Перечня — согласуйте его с архивом.
Офис-менеджер _______________ Смирнова А. В.
«___» __________ 20___ г.
Виза лица, ответственного за архив _______________ ______________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ООО «Ромашка»
от «___» __________ 20___ г. № _____
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2027 году в ООО «Ромашка»
| По срокам хранения | Всего | В том числе переходящих | В том числе с отметкой «ЭПК» |
|---|---|---|---|
| На бумажном носителе | |||
| Постоянного | 15 | ||
| Временного (свыше 10 лет) | 12 | ||
| Временного (до 10 лет включительно) | 47 | ||
| Итого | 74 | 9 | |
| В электронном виде | |||
| Постоянного | 1 | ||
| Временного (свыше 10 лет) | 2 | ||
| Временного (до 10 лет включительно) | 16 | ||
| Итого | 19 | 1 | |
| ВСЕГО | 93 | 10 |
Цифры рассчитаны по номенклатуре — сколько дел запланировано. В конце года проверьте: если дело не заводилось или заведено несколько томов, исправьте числа, заполните графу «переходящих» и графу 3 номенклатуры.
Офис-менеджер _______________ Смирнова А. В.
«___» __________ 20___ г.
Итоговые сведения переданы в архив.
Лицо, ответственное за архив _______________ ______________________ «___» __________ 20___ г.
Документ подготовлен автоматически по Перечню типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и Правилам № 77 (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77) на основе ваших ответов. Проверьте состав дел и сроки хранения; при согласовании с архивом учитывайте его требования. Сервис не является архивным учреждением и органом власти.