Номенклатура дел бухгалтерии

Отчётность и учётные документы

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность — постоянно (ст. 268а); Учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета, рабочий план счетов — 5 лет (ст. 267); Первичные учетные документы (накладные, акты, УПД, счета) и приложения к ним — 5 лет (ст. 277); Регистры бухгалтерского учета (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов) — 5 лет (ст. 276); Налоговые декларации (расчеты) и документы к ним — 5 лет (ст. 310); Счета-фактуры выставленные и полученные — 5 лет (ст. 317). По закону № 402-ФЗ первичные документы, регистры и отчётность хранятся не меньше пяти лет после отчётного года, а документы, подтверждающие убыток, — весь срок его переноса (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Зарплата и расчёты с людьми

Лицевые счета работников по заработной плате — 50/75 лет ЭПК (ст. 296); Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, расчетные листы — 6 лет (ст. 295); Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами, акты сдачи-приемки работ (услуг) — 50/75 лет (ст. 301); Расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ст. 308а); Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи — 5 лет (ст. 298). Если лицевых счетов нет, ведомости заменяют их и хранятся 50/75 лет. Договоры ГПХ с физическими лицами тоже хранятся 50/75 лет — их часто ошибочно хранят 5 лет.

Касса, банк, имущество

Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга) — 5 лет (ст. 277); Банковские документы (выписки банка, платежные поручения) — 5 лет (ст. 277); Документы об инвентаризации активов и обязательств (приказы, описи, акты) — 5 лет (ст. 321); Документы о поступлении, амортизации и списании основных средств — 5 лет (ст. 323); Инвентарные карточки учета основных средств — до ликвидации организации (ст. 329а); Договоры о полной материальной ответственности — 5 лет (ст. 279). Инвентарные карточки основных средств хранятся до ликвидации организации.