Номенклатура дел структурного подразделения
Сводную номенклатуру организации составляют на основе номенклатур подразделений. Сервис делает наоборот: собирает сводную и выделяет из неё номенклатуру каждого отдела с теми же индексами.
Собрать номенклатуру на 2027 годФорма
Номенклатура подразделения оформляется по приложению № 2 к Правилам № 77: наименование организации и подразделения, «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на … год», таблица из пяти граф, подпись руководителя подразделения и согласование с ответственным за делопроизводство. В конце года составляют итоговую запись и передают сведения ответственному за номенклатуру.
Индексы и разделы
Код раздела — код подразделения из штатного расписания (01, 02…), индекс дела — код и номер дела: 02-07. Сервис раскладывает дела по типу подразделения: кадровые — в отдел кадров, договоры — в юридический отдел или бухгалтерию, охрану труда — в службу охраны труда, а если такого отдела нет — к руководству.
Срок хранения
Номенклатуры дел структурных подразделений — 3 года (ст. 157) — номенклатура самой организации хранится постоянно (ст. 157).
Как работать с номенклатурой отдела
Номенклатура отдела висит под рукой у того, кто формирует дела: по ней подшивают исполненные документы, ставят индекс дела в регистрационный номер и подбирают папки. Если в течение года появилось новое дело, его вносят под резервным номером своего раздела и сообщают ответственному за номенклатуру — в сводной номенклатуре на следующий год оно появится уже со своим номером. В декабре руководитель отдела заполняет графу 3 о количестве томов.
Кто подписывает номенклатуру структурного подразделения?
Руководитель подразделения; её согласует работник, отвечающий за делопроизводство в организации. Утверждает сводную номенклатуру руководитель организации.
Нужна ли номенклатура подразделения маленькой организации?
Нет. Если отделов нет или их два-три, достаточно сводной номенклатуры с разделами по направлениям деятельности.