Google Формы, Google Таблицы и локализация персональных данных
Google Формы и Таблицы удобны и бесплатны, но данные в них хранятся на серверах за рубежом. Если через них собираются данные граждан России — анкеты, заявки, записи, — нарушается требование о локализации: при сборе данные должны записываться и храниться в базах данных на территории России (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).
Проверить бесплатно — 10–15 минутВ чём риск
Первичный сбор в иностранный сервис — это не просто трансграничная передача, а нарушение локализации. Штраф для организации — до 6 000 000 ₽ впервые, повторно — больше. Кроме того, такие данные нельзя корректно описать в уведомлении: место нахождения базы данных окажется за рубежом.
Чем заменить
Российские сервисы форм и таблиц, формы конструктора сайта с хранением в России, российская CRM. Если зарубежный сервис нужен для работы, сначала записывайте данные в российскую систему, а за рубеж передавайте копию — тогда это трансграничная передача с отдельным уведомлением по ст. 12.
Что указать в уведомлении после замены
После перехода на российский сервис в поле «Место нахождения базы данных» указывается Россия и адрес ЦОД, а среди информационных систем — новый сервис форм. Если вы уже подавали уведомление со старой схемой, сведения изменились — подайте уведомление об изменениях не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений.
Как сервис это видит
В справочнике сервисов у каждой записи — страна хранения и роль: сбор, хранение или передача. Иностранный сервис с ролью «сбор» или «хранение» сервис показывает красным предупреждением и подсказывает замену. Свободное описание («заявки идут в гугл-таблицу») тоже распознаётся.
А если в форме только имя и телефон?
Имя и телефон — тоже персональные данные. Объём не важен: требование о локализации действует при любом сборе данных граждан России.