Как заполнить уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных
Уведомление подаётся до начала обработки персональных данных (ст. 22 152-ФЗ). Форма на портале pd.rkn.gov.ru состоит из нескольких экранов, и самая трудная часть — цели: на каждую цель отдельно указываются категории данных, субъекты, правовое основание, действия и способ обработки. Ниже — что писать на каждом экране и где чаще всего ошибаются.
Проверить бесплатно — 10–15 минутЭкран 1. Сведения об операторе
Полное наименование как в ЕГРЮЛ (для ИП — ФИО), ИНН, ОГРН или ОГРНИП, адрес местонахождения и почтовый адрес. Поле «Регионы обработки» заполняют по месту, где данные фактически обрабатываются: офис, точки продаж, сотрудники, серверы. Регионы, где живут клиенты интернет-магазина, сюда не относятся — это частая ошибка.
Экран 2. Цели — по одной на каждый процесс
Каждый процесс бизнеса — отдельная цель: кадровый учёт и зарплата, исполнение договоров с клиентами, заявки с сайта, рассылки, аналитика сайта, видеонаблюдение. Формулировку выбирают из справочника портала, а если точной нет — вписывают текст. К каждой цели — свои категории данных (ФИО, телефон, паспорт), категории субъектов (работники, клиенты, посетители сайта), правовое основание (Трудовой кодекс, договор, согласие), перечень действий и способ обработки. Не пишите «все данные» и не копируйте одну цель на всё.
Экраны 3–4. Меры защиты и ответственный
В описании мер указывают то, что реально сделано: назначен ответственный, утверждена политика, изданы локальные акты, работники ознакомлены, есть пароли и разграничение доступа, антивирус, резервные копии, запираемые шкафы для бумаг. Отдельно — есть ли средства шифрования (КриптоПро, ViPNet) и их названия. Затем ФИО ответственного за организацию обработки, его телефоны, почтовый адрес и e-mail.
Экраны 5–7. Даты, трансграничная передача, база данных
Дата начала обработки — фактическая: найм первого работника, запуск сайта, первый клиент. Условие прекращения — достижение целей или ликвидация. Если данные уходят в иностранные сервисы, трансграничная передача «осуществляется», и до её начала нужно отдельное уведомление по ст. 12. Место нахождения базы данных — страна и адрес ЦОД: его сообщает хостинг или поставщик CRM.
Как помогает сервис
Вы отвечаете на вопросы о бизнесе — сервис собирает тексты для каждого поля в порядке экранов формы, подсказывает, где их вставить, и предупреждает о рисках: иностранные формы сбора, нет адреса ЦОД, просрочен срок. Категории, основания и сроки берутся из таблицы маппинга, а не придумываются.
Можно ли подать уведомление без электронной подписи?
Да: заполните форму на портале, распечатайте, подпишите и отправьте в территориальный орган Роскомнадзора почтой или отнесите лично. Есть и подача через Госуслуги.
Что будет, если ошибиться в уведомлении?
Роскомнадзор может запросить уточнение сведений. Если ошибка обнаружена после внесения в реестр, подайте уведомление об изменении сведений.